Aprende a mejorar la productividad en un espacio de oficina abierto
8 Formas de ayudar a tus empleados a mantenerse concentrado en oficinas con espacios abiertos
Los espacios de trabajo abierto en las oficinas no son nuevos: existen desde antes de la década de 1950, cuando las personas que realizaban tareas similares y repetitivas, como la mecanografía y el trabajo administrativo, trabajaban en oficinas de espacios abiertos.
En teoría, las ventajas de tener espacios abiertos en las oficinas son innumerables. Las oficinas abiertas permiten una mayor colaboración y mantienen a los empleados en igualdad de condiciones.
En la actualidad, el 70% de las oficinas están diseñadas con una distribución del espacio abierta. Muchas oficinas y empresas, consideran que los espacios abiertos en las oficinas, permiten que los empleados se alimenten de la energía de los demás, se relajen y se diviertan. Una oficina de espacios abiertos es perfecta para empresas que necesitan que sus empleados interactúen constantemente.
Sin embargo, la productividad en espacios abiertos de oficina ha demostrado ser menos beneficioso. Hay muchos estudios que han demostrado que los empleados de oficinas abiertas son un 66% menos productivos, están más nerviosos, por lo que dicen, más estresados, más enfermos y, en general, más insatisfechos con su entorno de trabajo debido al ruido y la falta de privacidad.
Los estudios han demostrado que las oficinas abiertas son una gran ventaja para los que necesitan apoyo y asistencia, pero una enorme perdida de productividad para loa que la proporcionan. Si tus empleados están en una oficina de espacios abiertos, o tienes empleados remotos que aprovechan los espacios de coworking, entonces necesitaran formas de concentrarse.
Encuentra 8 consejos, herramientas y recursos que puedes sugerir en tu oficina
Hazte con un segundo (o tercer) monitor de pantalla
Añadir monitores de pantalla adicionales a un puesto de trabajo puede parecer lo contrario a concentración. Pero permitir que los empleados tengan dos o incluso tres monitores puede ayudar a conseguir empleados más concentrados en un espacio de oficina abierto.
Cuando trabajes con más de un monitor, tus ojos tendrán más espacio de trabajo en el que centrarse, limitando la cantidad de áreas periféricas. Como ventaja adicional, ayudará a los empleados que necesiten mirar más de una pantalla a la vez a ahorrar tiempo al tenerlas todas abiertas y fácilmente visibles, en lugar de tener que ir y venir entre ellas
Auriculares de calidad con cancelación de ruido
Algunos empleados podrían pensar que ponerse auriculares en un espacio de oficina abierto seria de mala educación o iría en contra del objetivo de trabajar en un espacio de oficina abierto. Por eso, deberías sugerir a los empleados a que inviertan en unos auriculares de calidad con cancelación de ruido. De hecho, esto les dará permiso para poder usar cascos en la oficina.
Si quieres dar sugerencias concentras, recomiendo auriculares con cancelación de ruido que tengan micrófonos o funciones similares a las de los auriculares incorporados. De esta manera, los empleados pueden pasar de escuchar música a una llamada si es necesario.
Anima a tus empleados a establecer límites en la oficina
Establecer límites es importante en todos los aspectos de nuestra vida y relaciones, incluido en el trabajo. Anima a todos tus empleados a establecer límites específicos para ellos mismos. Puede ser una iniciativa de toda la empresa, como designar ciertas horas de concentración, o puede ser algo individual, como que algunos empleados señalen que prefieren que se les contacte por chat a que se les viste.
Crea espacios de reunión
Crea espacios de reunión en tu oficina en los que puedan reunirse pequeños grupos de manera informal para mantener conversaciones o sesiones improvisadas de brainstorming. Esto mantendrá bajo el nivel de ruido en espacio de trabajo abierto en oficinas para que todos los que no participan en la conversación puedan concentrarse.
Invierte en cabinas acústicas
Además de espacios de reunión, considera la posibilidad de añadir puestos de trabajo acústico individual al espacio de la oficina. Esto permitirá a las personas que quieran mantener una conversación personal o privada la posibilidad de hacerlo sin ocupar una sala de conferencias o tener que salir del edificio. Y dará a todos un poco de espacio para la intimidad.
Crea tranquilos espacios de trabajo
Piensa en una biblioteca dentro de una universidad. Puede ser un espacio abierto de trabajo que albergue la biblioteca de la empresa y que sirva de espacio donde la gente pueda concentrarse en la lectura de informes o en la redacción de notas. Debe ser un espacio de trabajo libre de ordenadores y portátiles, de modo que incluso este libre de sonidos y conversaciones.
Dar a los empleados un área donde puedan descansar de sus ordenadores les dará tiempo para que puedan relajar sus ojos del brillo del monitor. También puede ayudarles a canalizar un pensamiento más creativo.
Bloquea las distracciones dentro de un espacio de trabajo abierto en la oficina
No se puede culpar todos los problemas de productividad a la distribución del espacio de oficina. Las distracciones pueden producirse tanto dentro como fuera del espacio abierto. Considera la posibilidad de dar a tus empleados herramientas que les ayuden a reducir las distracciones en sus ordenadores para aumentar más la productividad.
Por ejemplo, en lugar de bloquear el acceso a determinados sitios web, sugiere a los empleados que utilicen herramientas de navegación como StayFocusd para limitar el tiempo en sitios web que distraigan mucho como Facebook u otros. Esto dará a los empleados la posibilidad de gestionar su tiempo sin sentir que se les está restringiendo, y les dará acceso a recursos que de otro modo les habrían sido bloqueados, como la posibilidad de obtener consejos de grupos o blogs profesionales en Facebook.
Escucha a tus empleados
Si no trabajas en una oficina moderna de espacios abiertos, pero tus empleados sí, tendrás que permitirles hacer sus propias sugerencias. Lo más probable es que muchos de ellos tengan grandes ideas sobre cómo contribuir a que el espacio de una oficina abierta sea un espacio abierto de colaboración y productividad.
Aprovecha al máximo la oportunidad de trabajar en una oficina de espacios abiertos
No es necesario que elimines una oficina de espacios abiertos para ayudar a tus empleados a concentrarse más en su trabajo. Solo tienes que animarlos con estos consejos, herramientas y recursos para que descubran una forma nueva de aumentar su propia productividad.
Los espacios en la oficina abiertos son un tema muy debatido en las oficinas modernas. Derribar las paredes de una oficina y sacar a los empleados a trabajar en un espacio abierto se ha convertido en la moda a la que muchas empresas atribuyen el éxito. Se hace hincapié en la comunidad, la colaboración y la inclusión. La idea es que, al derribar las paredes y reunir a la gente, las oficinas funciones de una manera más eficiente y cohesionada.
Pero, ¿en un lugar de trabajo abierto todo lo que se supone que es? ¿es un espacio de oficina abierto una ventaja o una desventaja? Los espacios de oficina abiertos han recibido tantas críticas como alabazas, y se les ha tachado de ineficaces e inconvenientes, o de horribles y desastrosos para los trabajadores. Los que se oponen al diseño de oficinas abiertas aseguran que los empleados necesitan privacidad y cierto grado de aislamiento para hacer un mejor trabajo.
Si estás contemplado la productividad en las oficinas abiertas o el cambio a un espacio de trabajo más orientado a los trabajadores, es fácil confundirse. En Spacio estudiamos a fondo todos los espacios de trabajo de oficina para comprenderlos mejor, incluso los planos de las oficinas abiertas.
